Perakende sektöründe bugüne kadar gerçekleştirilmiş en kapsamlı ve de 'gerçekten işleyen' B2B projesi olarak nitelendirebileceğimiz Migros'un mal verenleriyle arasında kurduğu elektronik köprüyü; b2b.migros.com.tr'yi bu hafta sizler için masaya yatırdık.
Migros Otomasyon Müdürü Cihan Deniz Esassolak ve Obase Yönetim Kurulu üyesi Bülent Dal başta olmak üzere projeyi gerçekleştiren ekip ile aynı masa etrafında oturup projeyi ayrıntılı olarak konuşma fırsatı bulduk.
B2B'nin tüm firmalar için bir noktadan sonra ihtiyaç haline geldiğini söyleyen Migros Otomasyon Müdürü Cihan Deniz Esassolak yapılan işlemlerin sayısının artmasıyla birlikte bilginin paylaşılmasının gerekli hale geldiğini söylüyor. Bilginin gerçek anlamda müşteri ve mal verenle paylaşılmasının işleri inanılmaz kolaylaştırdığını söyleyen Esassolak Migros'un bunu 90'lı yıllarından başından beri gerçekleştirmeyi amaçladığını anlatıyor. Fakat o yıllarda hem dünyadaki mevcut teknolojiler hem de Migros tarafından kullanılan teknolojiler buna pek olanak vermemiş. Yabancı firmalarla yapılan görüşmeler de daha çok fatura değiş tokuş sistemleri ile sınırlı kalmış. Ta ki 2000 senesine kadar. Geçtiğimiz sene başında faturadan öte bilginin paylaşılması gündeme gelmeye başlamış. Esassolak "Satışımızı, stokumuzu, cari hesabımızı, yani ilgili bilgiyi ilgili firma ile paylaşma fikri öne çıkmaya başladı. Günümüz teknolojisinin geldiği nokta da buna imkan tanıyordu. Mal verenlerden büyük ilgi geldi ve geçtiğimiz senenin Mart ayında çalışmalarımız başladı" diyor.

"B2B bir felsefedir. Böyle ele alırsanız ancak başarıya ulaşabilirsiniz."
Projeye başlarken bir yandan da düşüncenin oturtulabilmesi için Adana, Antalya, İzmir, Ankara ve İstanbul'da bulunan mağaza ve bölge müdürleri ile birlikte toplantılar düzenlenmiş. Daha sonra Migros bünyesinde cirosal ağırlığı büyük olan mal verenlerle görüşülmeye geçilmiş. Bu çerçevede bir ay gibi kısa bir sürede yaklaşık 50 büyük mal veren firma ile görüşülmüş. Bu esna da henüz donanım ve yazılımların adını bile anılmamış.
Öncelikle otomasyon sisteminin tüm mağaza, bölge, şube depoları için homojen olarak dağılmasına çalıştıklarını ve sistem bütünlüğünün Temmuz ayına kadar sağlandığını belirten Esassolak bir yandan da yazılımcı firma seçimi arayışına girdiklerini belirtiyor. "Bu çerçevede dünya çapında isim yapmış yabancı firmalar ve deneyimli yerli firmalar ile görüştük. İnternet üzerinde çalışacak bir proje olduğu için yeni teknolojilerin kullanılması gerekiyordu. XML kullanılsın ve güvenlik tam olarak sağlansın istedik. Fakat paket program ve yapıları tercih ederek kendimizi kalıplara sokmadık" diyen Esassolak, "Sonuçta Obase firmasını seçtik. Hem 95 senesinden beri onlarla çalışıyor olmamız hem de projenin yaşayan bir proje olması nedeniyle kendilerinden hiçbir firmanın veremeyeceği desteği alacağımızı iyi biliyorduk" diyor. Ağ ve İnternet teknolojileri altyapısı konusunda da Koç.net'i seçtiklerini, nedenlerinin ise yine benzer olduğunu belirten Esassolak 2000 Temmuz ayında her iki firma ile sözleşmelerin imzalandığını ve projeye başlandığını söylüyor.
Kasım 2000'de ise gerçek uygulamaya geçilmiş. Yaklaşık 5 ay gibi kısa bir sürede projenin donanım, yazılım ve İnternet ayakları bitirilmiş. Pilot uygulamalar da bu süreye kadar yapılmış. Kasım 2000'de proje hayata geçtiğinde zaten 10 tane firma sistemi kullanıyor durumdaymış. Bugün bu sayı 100 firmaya ulaşmış duruma ve her geçen gün artıyor. Geçtiğimiz haftalarda yapılan basın toplantısının ardından mal verenler kendileri Migros'u arayarak sisteme girmek istediklerini söylemeye başlamışlar. Şu anda Migros'un birlikte çalıştığı 5000'e yakın firma var. Bunların içerisinde bilgisayarla henüz tanışmamış ekmekçi ve turşucular da var. Ayrıca bölgelerdeki mağazalar farklı yerel küçük firmalarla da çalışabiliyorlar. Bu kadar çok ve farklı yapıdaki firmaya ulaşmanın zaman alabileceğini bildiklerini söyleyen Esassolak bu nedenle basını kullandıklarını ve sistemin faydalarını duyurmaya çalıştıklarını belirtiyor. Talebin karşıdan, yani mal verenlerinden gelmesinin işleri çok daha hızlandıracağını ve kolaylaştıracağını söylüyor. Bu sistemin oturması ile birlikte şu anda telefon ve faks ile yürütülen süreçlerin çok daha sağlıklı bir şekilde dijital ortama aktarılabileceğini belirten Esassolak "Migros'un tüm Türkiye çapında yayılmış mal veren firmalarla yaptığı görüşmeleri hesaba katacak olursak, Migros bu sistemle senede en az 400 bin dolar tasarruf elde edecektir. Hata oranlarının azalması ve çok daha güncel bilgiye detaylı ulaşım, stokların optimizasyonu, dağıtımın planlaması gibi özellikleri ise diğer projenin diğer önemli artıları" diyor.

Migros tarafında neler oluyor
Migros'u senede 150 milyon müşterinin ziyaret ettiğini ve her birinin sadece 10 tane işlem yaptığı düşünülse bile senede 1.5 milyar işlemin ortaya çıktığını söyleyen Esassolak bu bilgilerin kurdukları veri ambarında kullanıldığını söylüyor. Veri ambarında bilgilerin saklanabilmesi için öncelikle sağlıklı olarak bilgilerin toplanabilmesi gerektiğini söyleyen Esassolak "Öncelikle sağlam bir bilgisayar ağınızın olması gerekiyor, ardından tam anlamıyla otomasyona geçmiş iş süreçlerinizin olması ve bu otomasyon sonucunda elde ettiğiniz verilerin bir merkezde toparlanıp en iyi şekilde değerlendirilmesi gerekiyor. İşte Migros otomasyon ekibinin özverili çalışmaları ile gerçekleştirdiği sistemlerin bugün meyvelerini topluyor. B2B projemiz bunun son basamağı. B2B yapmak için önce paylaşacak bir şeylerinizin olması gerekiyor" diyor.

Hedefler Büyük
Uzun vadeli, fakat talep olursa kısa vadeli de olabilecek hedeflerinin bu altyapının başka firmalara da açılması olduğunu söyleyen Esassolak " Artık içimize kapalı çalışmayacağız. Dışarıya açılıyoruz. Altyapı teknolojik olarak hazır. Sistemimiz birden fazla alıcı ve satıcıyı destekliyor. Eğer Migros dışında bir firma alıcı olarak sisteme girmek isterse buna imkan tanıyacağız. İlerisi için bu platformu bu şekilde kullanıma açmayı istiyoruz" diyor.
Bunun yanında bugüne kadar edindikleri bilgi birikimini de paylaşmayı istediklerini söyleyen Esassolak "Onlara birlikte çalıştığımız firmalarla gidip hem gerekli olan teknolojiyi hem de bilgi birikimimizi sunmayı düşünüyoruz. Bu yöndeki talebin de sadece perakende sektöründen değil, ilaç, otomotiv dahil birçok sektörden gelebileceğini düşünüyoruz" diyor.
Migros Merkez Otomasyon Müdürü Kerim Tatlıcı asıl sorunun teknolojik altyapıyı kurmaktan çok o bilincin verilmesi konusunda yaşadıklarını söylüyor. İnsanların bu çalışmaya inanmasını, adapte olmasını ve kullanmasını sağlamanın teknolojik altyapıyı kurmaktan daha yorucu olduğunu belirtiyor.

Projenin Farklılıkları
Obase Yönetim Kurulu Üyesi Bülent Dal Migros B2B projesinin farklılıklarına dikkat çekerek şunları söylüyor: "Burada Migros tüm iş süreçlerini dijital platforma taşıyor. Bu da onu Türkiye'deki ve dünyadaki uygulamalardan ayırıyor. Siparişler dijital ortamda verilebilir fakat eğer siparişlerin hazırlanması veya stokların kontrolü otomasyona geçirilmemişse bunun çok bir anlamı yok".
Sistemde mal veren firma İnternet'ten kullanıcı adı ve şifresi bağlandığında bir gün önceki stok miktarlarını görebiliyor. Henüz anlık stok miktarları görmek bir hayal. Esassolak anlık olarak stok takibinin olanaklı fakat çok maliyetli bir proje olduğunu bugün için bir gün önceki stok miktarlarının ve ortalama satış rakamlarının görülebiliyor olmanın bile çok büyük avantajlar sağladığını söylüyor. Mağazanın girdiği siparişler ise karşı tarafta üç beş dakika içinde görüntülenebiliyor. Sistem bugünkü haliyle de oldukça hızlı, güvenilir, detaylı ve de kullanışlı bilgi sunuyor.
Migros Şef Sistem Analisti Aydın Parmaksız faturalama konusunda da mevzuatların izin verdiği ölçüde otomasyona geçtiklerini belirtiyor. Daha önceleri mal verenlerin kestikleri faturaları sisteme giren 50 kadar eleman varken, bugün özel bir formatta gönderilen fatura bilgileri sisteme otomatik olarak giriliyor. Fakat yasal olarak evrakın yine merkeze gelmesi gerekiyor. Yine sistemden Migros'un kendilerine o hafta ne kadar ödeme yapacağını da görebiliyorlar. Kısacası cari hesaplarını elektronik ortamda takip edebiliyorlar.
Obase E-iş Takım Lideri Ozan Tercan XML'in bu projede kullanılmasının temel faydasının ana sistemde kullanılan verilerin her bir ayrı sistem için tekrar yazılması gerekliliğinin ortadan kalkması olduğunu söylüyor. "Basit xxl dosyaları yazarak istediğiniz formata dönüştürebiliyorsunuz" diyen Tercan "Bu projede XML kullandık. Çünkü çok sayıda tedarikçi dolayısıyla farklı sistemler söz konusuydu. Oluşturduğumuz sistem sayesinde firmalar yeni bir yazılım kullanmaya gerek kalmadan verileri kendi iç sistemlerine entegre edebiliyorlar" diyor.
Obase Yönetim Kurulu Başkanı Bülent Dal kurulan sistemde artık herkesin aynı dili konuştuğunu benzer grafiksel arayüzlerin tüm tedarikçi bileşenleri için aynı şeyleri anlattığına dikkat çekiyor. Dal ayrıca yetkili herkesin istediği yerden sisteme ulaşabilmesi ve gerektiğinde cep telefonuna ya da faksına otomatik mesajların gönderilebileceği böyle bir sistemin altyapısını distribütörü oldukları Microstrategy firmasının araçlarını kullanarak gerçekleştirdiklerini belirtiyorlar. Şu anda e-posta ile mal verene istediği içerikte bilgiyi istedikleri formatta raporlar halinde alabiliyor. Çok yakında cep telefonuna mesaj gönderilerek örneğin mağazalarda mal azaldığında uyarı mesajı gönderilebilecek.